..oder nehme ich doch lieber mein eigenes Auto?
Sei es als Bonus für wertvolle Mitarbeiter oder als notwendiges Arbeitsmittel, über die Bereitstellung eines repräsentativen Firmenfahrzeuges freut sich jeder Dienstnehmer. Vor allem dann, wenn das Fahrzeug auch privat genutzt werden darf. Damit die Freude nach einer Steuerprüfung noch anhält, sollte die steuerliche Gestaltung der Privatnutzung bereits im Vorfeld mit Sorgfalt getroffen werden. Denn obwohl der Dienstnehmer für Privatfahrten mit dem Firmenwagen keinen Cent extra bezahlt, ist die private Nutzung nicht gratis! Vergleichbar mit einer Gehaltserhöhung liegt in diesem Fall ebenso ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis (Sachbezug) vor, das nicht nur Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nach sich zieht, sondern auch den Lohnnebenkosten (DB, DZ und Kommunalsteuer) unterliegt. Die Frage, die sich hier stellt, ist: welcher Wert muss im Rahmen der Lohnverrechnung als Basis für die Privatnutzung des firmeneigenen KFZ angesetzt werden? Hier gibt es unterschiedliche Varianten, aus denen man schöpfen kann. Je nach Umfang der privaten Nutzung und der Bereitschaft administrativen Aufwand auf sich zu nehmen, kann entweder ein voller oder günstigerer halber KFZ-Sachbezug gewählt werden.
Variante 1 Voller KFZ-Sachbezug – viele private Kilometer, wenig administrative Arbeit
Wer seinen Dienstwagen privat viel nutzt und auch kein Fahrtenbuch führen möchte, für diesen Dienstnehmer bietet sich der volle KFZ Sachbezug an.
Die Höhe des Sachbezugs in diesem Fall beträgt bis zu 2% der Anschaffungskosten des Fahrzeugs (Kaufpreis inkl. Sonderausstattung, NOVA und Umsatzsteuer) und richtet sich nach dem CO2-Ausstoß. Bei einem schadstoffarmen Fahrzeug mit einem CO2-Emissionswert von max. 121 g / km (Grenzwert für 2019; Grenzwert ab 2020: 118 g/km) werden monatlich 1,5% der tatsächlichen Anschaffungskosten als Sachbezug angesetzt, maximal jedoch EUR 720,00 pro Monat. Sachbezüge für Fahrzeuge, die einen höheren CO2-Wert aufweisen, werden mit monatlich 2% der Anschaffungskosten im Rahmen der Lohnverrechnung versteuert (max. 960,00 pro Monat).
Variante 2 Halber KFZ-Sachbezug – bis zu monatlich 500 km privat, aber Fahrtenbuch erforderlich
Nutzt der Dienstnehmer das Firmenauto nachweislich nicht mehr als 500 km pro Monat für private Fahrten, kann er oder sie vom halben Sachbezug profitieren. Aber Achtung: anders als bei Unternehmern zählt bei Dienstnehmern der Weg von Zuhause zur Arbeitsstätte und wieder zurück zu den Privatfahrten, Dienstnehmer erhalten dafür als Abgeltung den Verkehrsabsetzbetrag.
Wie auch der volle Sachbezug bemisst sich der halbe Sachbezug nach den CO2-Werten, wird jedoch – wie bereits der Name vermuten lässt – für die Lohnverrechnung halbiert. So beträgt der halbe Sachbezug für ein Auto mit einem CO-2 Ausstoß von weniger als 121 g / km 0,75% (max. EUR 360,00 pro Monat) bzw. bei einem höheren CO-2 Wert 1% (max. EUR 480,00 pro Monat) der KFZ-Anschaffungskosten. Um diesen finanziellen Vorteil jedoch auch nutzen zu können, verlangt das Finanzamt als Nachweis ein streng geführtes Fahrtenbuch, in welchem lückenlos sämtliche Fahrten (private und dienstliche) dokumentiert werden müssen.
Variante 3 Mini Sachbezug – geringe Privatfahrten, Aufzeichnung der Kilometer
Verwendet der Dienstnehmer das Firmen-KFZ nur sehr selten für private Fahrten, könnte der Mini Sachbezug interessant sein. Dieser bemisst sich nämlich an den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern, die mit EUR 0,67 (über dem genannten CO2-Grenzwert) bzw. mit EUR 0,50 (unter dem CO2-Wert) multipliziert werden. Ergibt diese Berechnung einen geringeren Wert als 50% des halben Sachbezugs, darf dieser Wert im Rahmen der Lohnverrechnung angesetzt werden. Aber auch hier gilt es wieder ein lückenloses Fahrtenbuch zu führen.
Variante 4 – Elektroauto, kein Sachbezug
Quasi kostenfrei fährt man, wenn man sich für ein reines Elektroauto entscheidet. Da der CO-2 Ausstoß eines Elektroautos bei null liegt, entgeht man dem Sachbezug und dessen Besteuerung komplett. Aber Achtung, Hybrid-Varianten erzielen diesen Ausstoßwert nicht und unterliegen somit der Sachbezugs-Besteuerung. Nebenbei gesagt, auch NOVA und die motorbezogene Steuer entfallen beim Elektroauto.
Als Alternative zum Firmenwagen gewinnen „Car Allowance“-Vereinbarungen in Österreich immer mehr an Beliebtheit. Im Rahmen dessen erwirbt der Dienstnehmer ein Fahrzeug und verpflichtet sich das Fahrzeug für dienstliche Zwecke zu nutzen. Mittels der KFZ-Überlassungspauschale, die lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist, werden sämtliche Ansprüche des Dienstnehmers aus der dienstlichen Nutzung seines Privatwagens abgegolten. Für dienstliche Fahrten kann das steuerfreie Kilometergeld angesetzt werden.
Exkurs: Private KFZ Nutzung bei wesentlich beteiligtem Gesellschafter-Geschäftsführer (mehr als 25% Beteiligung an einer Kapitalgesellschaft)
Mit April 2018 wurde durch eine Verordnung des Finanzministeriums die Besteuerung der privaten Nutzung von firmeneigenen Fahrzeugen durch Gesellschafter Geschäftsführer klargestellt. In dieser Verordnung wird dem Gesellschafter-Geschäftsführer die Möglichkeit eingeräumt die private KFZ Nutzung ebenso mittels dem oben beschriebenen Sachbezugssystems abzurechnen oder nach dem tatsächlichen Privatanteil. In letzterem Fall sollte die Beweisführung betreffend privaten vs betrieblichen Anteil am besten – wie beim halben Sachbezug – durch ein lückenloses Fahrtenbuch erfolgen.
Wie auch der Dienstnehmer hat der Gesellschafter-Geschäftsführer die Möglichkeit sein privates Fahrzeug für betriebliche Zwecke zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall werden die betrieblichen Fahrten (dokumentiert in einem Fahrtenbuch) mittels steuerfreiem Kilometergeld abgerechnet.
